Virtualização e Automação

Os processos poderão ser guardados de forma digital a Lei 12.682/2012, permite que se amarzene e tenha a mesma validade jurídica do documento físico.

Art. 2º-A.  Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.

Após a digitalização os documentos poderão serem descartados, exceto de valor histórico.

§ 1º  Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.

Os documentos terão o mesmo valor jurídico como demostra o parágrafo 2º da lei.

§ 2º  O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

§ 4º  Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 , e de regulamentação posterior.     (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

Após os prazos previstos todos documentos não histórico, poderão serem eliminados.

§ 3º  Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.  

Documentos assinados com assinatura digital garantirão sua integridade e validade jurídica.

§ 7º  É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.     (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Art. 3º  O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de assinatura eletrônica.      (Redação dada pela Lei nº 14.129, de 2021)       (Vigência)

A Doc Host garante a proteção dos documentos como exigido no parágrafo único da lei.

Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

O Sistema da Doc Host é um dos únicos que possuem a indexação exigida, de modo seguro e com a possibilidade de rápida localização e conferência documental.

Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Seja Doc Host e tenha tudo em sua mão de forma simples, segura, eficiente e fácil.